Het plannen van een personeelsreis kan een uitdagende taak zijn, maar met de juiste voorbereiding zal het een groot succes worden! Of het nu gaat om een teambuilding-uitje, een jubileumreis of een incentivereis, met deze ultieme checklist zal je niks over het hoofd zien.
Het doel van de reis
Het is belangrijk om het doel van de reis vast te stellen omdat dit je kan sturen in het maken van de volgende beslissingen over de reis. Willen jullie het gewoon gezellig en leuk met elkaar hebben of moet er ook een vergader- of teambuilding aspect in het programma zitten? Wil je bijvoorbeeld alleen je medewerkers belonen met deze reis en een leeg programma zodat ze zelf de bestemming kunnen verkennen? Of liever toch de groep bij elkaar houden en een mix van ontspanning, inspiratie, motivatie en actie aanbieden met een voller programma.
Stel het budget vast
Een ander belangrijk factor is het vaststellen van een budget, deze zal bepalen of jullie naar Dubai of toch Berlijn gaan. Alle twee leuke bestemmingen maar een groot verschil! Naast de keuze voor de bestemming zal het budget ook het programma bepalen. Kunnen er wat luxere dingen in het programma worden opgenomen of toch een standaard programma?
Welke bestemming kies je?
Naast het budget zijn er andere factoren die de bestemming deels bepalen, denk aan het volgende:
- Bereikbaarheid: reis je met eigen vervoer, de trein of toch liever vliegen?
- Activiteiten: welke opties biedt de bestemming en sluiten deze aan bij het team?
- Seizoen: hoe ziet het weer eruit in de gekozen datum en valt deze onder het hoogseizoen?
Logistiek
Qua logistiek is het handig om de reis ruim van tevoren te plannen en boeken. Hoe langer van tevoren jullie boeken, hoe meer beschikbaarheid er is en hoe goedkoper deze kan zijn. Nederlandse bedrijven kunnen gewoon met hun Europese paspoorten zonder zorgen in de EU reizen. Heb je internationale medewerkers die ook meegaan? Houd dan in de gaten of deze een extra visa nodig zullen hebben. Qua vervoer is het natuurlijk handig om na te denken hoe je op de bestemming komt. Voor bestemmingen die dichterbij liggen kun je kiezen voor een gezamenlijke transfer per bus of trein, of toch liever iedereen op eigen gelegenheid laten komen. Gaan jullie vliegen? Ook dan kun je ervoor kiezen om iedereen op eigen gelegenheid naar de luchthaven te laten komen of een touringcar in te schakelen.
Het programma
Een goede balans tussen ontspanning en actie zullen zorgen voor een succesvolle reis. Stel een gevarieerd programma samen met teambuilding activiteiten zoals een kookworkshop of een stadsrally. Zorg ook voor een paar uurtjes vrije tijd zodat iedereen tijd heeft om even bij te komen van de dag en zich om te kleden voor de diners samen. Houdt goed rekening met wat je medewerkers wel en niet leuk zullen vinden. Is de groep bijvoorbeeld heel sportief en zullen ze graag gaan kajakken of worden ze vrolijker van een rustige fietstour? Zijn jullie fijnproevers of genieten jullie van een heerlijk glas wijn of bier? Dan is een proeverij en bezoek aan een brouwerij of wijngaard misschien leuk om toe te voegen!
Communicatie met het team
Zodra je bezig bent met het plannen van de reis is het handig om een Save the Date naar de medewerkers te sturen. Natuurlijk kun je dan nog wel de bestemming geheim houden en deze op een later tijdstip op een leuke manier te onthullen. Breng bijvoorbeeld het team samen en onthul de bestemming in een leuke korte video. Een ander leuk idee is om ze hints over de bestemming te geven en ze zelf te laten raden. Uiteraard moeten het niet te makkelijke hints zijn! Met een baguette kun je misschien al snel raden dat je naar Parijs gaat of met Spaanse tapas weet je in ieder geval naar welk land je gaat.
Praktische informatie zoals bijvoorbeeld de vluchttijden en wat voor soort kleding iedereen mee moeten nemen zal ook handig zijn. Daarnaast kun je nadenken of je het programma wilt delen in een leuk programmaboekje of ze ter plaatse verrast met elke activiteit.
Persoonlijk tintje
Incentive Direct houdt rekening met jullie wensen maar jullie kennen het bedrijf en de mensen natuurlijk het beste! Het is leuk om een klein persoonlijk tintje toe te voegen, denk bijvoorbeeld aan een welkomstpakket, welkomstbrief of een leuke aftermovie en foto’s. Zo zal de reis extra lang bijblijven.
Evalueer na de reis
Na de reis is het belangrijk om alle feedback te verzamelen, dit kan voor waardevolle inzichten zorgen die weer meegenomen kunnen worden voor een eventuele volgende reis.
Het plannen van een personeelsreis vergt veel detail, maar dat zorgt er wel voor dat je een fantastische reis krijgt. Met deze checklist heb je alles nodig om een onvergetelijke reis te organiseren!
Wil je de personeelsreis liever plannen met behulp van een professional? Neem contact met ons op voor een op maat gemaakte reis die aan jullie wensen voldoet!
